Sehr geehrte Eigentümer, sehr geehrte Beiräte,

die umfangreichen Verordnungen der bayerischen Staatsregierung haben auch große Auswirkungen auf unsere Arbeit.

Zunächst möchte ich Ihnen mitteilen, dass wir trotz der einschneidenden Maßnahmen unseren Betrieb nicht nur aufrecht erhalten sondern konsequent weiterführen und die uns obliegenden Aufgaben zuverlässig und zeitnah erledigen.

Unser Büro ist nach wie vor voll besetzt und die Erreichbarkeit ist zu unseren Öffnungszeiten jederzeit gewährleistet. Lediglich dann, wenn wir auf Dritte angewiesen sind (z.B. Handwerker, Ablesedienste usw.) kann es zu Verzögerungen kommen.

Außerdem haben wir den Parteienverkehr zu Ihrem Schutz aber auch auf Grund meiner Fürsorgepflicht gegenüber meinen Mitarbeitern(innen) stark eingeschränkt. Die Kommunikation über Telefon und E-Mail ist jedoch vollumfänglich gewährleistet.

Zu den originären Aufgaben einer Hausverwaltung gehören die Erstellung der Hausgeldabrechnung und die dann abzuhaltende Eigentümerversammlung.

Auf Grund des Versammlungsverbotes ist die Abhaltung von Eigentümerversammlungen derzeit nicht gestattet. Wie lange dieses Verbot gilt ist derzeit nicht abzusehen. Aus diesem Grund haben wir uns für folgende Vorgehensweise entschieden:

Hausgeldabrechnung/Buchprüfung

Nach Fertigstellung der Hausgeldabrechnung werden wir die der jeweiligen Hausgeldabrechnung zu Grunde liegenden Unterlagen an die Beiräte weiterleiten (wir informieren die Beiräte – diese können dann die Unterlagen bei uns im Büro abholen. Sollte dies den Beiräten nicht möglich sein, werden wir die Unterlagen persönlich oder durch den Hausmeister den Beiräten zustellen).

Für die Prüfung der Unterlagen sollten sich dann die Beiräte unter einander absprechen. Entweder prüft jeder Beirat für sich oder die Beiräte verständigen sich auf einen gemeinsamen Termin. Die Prüfung der Unterlagen sollte eine Woche nach Erhalt der Unterlagen abgeschlossen sein. Fragen zur Buchhaltung sollten bitte per Mail oder telefonisch gestellt werden. Meine Mitarbeiter(innen) stehen Ihnen auf diesen Kommunikationsebenen zur Verfügung. Nach Abschluss der Prüfung bitten wir die Beiräte das Prüfungsergebnis schriftlich niederzulegen und eine Empfehlung hinsichtlich der Entlastung der Hausverwaltung schriftlich zu formulieren. Nach Abschluss der Buchprüfung werden wir die Hausgeldabrechnung an die Eigentümer versenden.

Eigentümerversammlung

Der komplette Verzicht auf die Durchführung von Eigentümerversammlungen ist unseres Erachtens aus rechtlichen Gründen schwierig. Vor allem die Eigentümer, die gegenüber Ihren Mietern abrechnen müssen sind auf eine durch Beschluss genehmigte Abrechnung angewiesen. Hier ist die Jahresfrist zu berücksichtigen (die Hausgeldabrechnung für Mieter verjährt bereits nach einem Jahr). Da derzeit nicht absehbar ist, wann das Versammlungsverbot aufgehoben wird und da die große Gefahr besteht, dass wir bei der Durchführung sämtlicher Versammlungen nach Aufhebung des Versammlungsverbotes in ernsthafte terminliche Schwierigkeiten geraten haben wir uns für folgenden Ablauf entschieden:

1. Versandt der Hausgeldabrechnung nach erfolgter Buchprüfung
2. Festlegung eines Versammlungstermins unter Berücksichtigung der gesetzlichen Ladungsfrist
3. Reduzierung der Tagesordnung auf folgende Punkte:

TOP 1: Feststellung der Beschlussfähigkeit

TOP 2: Genehmigung der Gesamt- und Einzelabrechnung 2019

TOP 3: Genehmigung des Wirtschaftsplanes 2020

Weisungsgebundene Vollmachten

Im Anschreiben zur Einladung werden wir die Eigentümer ausdrücklich darauf hinweisen, dass sie weisungsgebundene Vollmachten erteilen sollten. Als Vollmachtsempfänger sollte neben der Hausverwaltung auch ein oder maximal 3 Beiräte genannten werden. Mit den jeweiligen Beiräten werden wir vor Versandt der Einladung abstimmen, welcher der Beiräte an der Versammlung teilnehmen wird und werden diesen dann im Einladungsschreiben bzw. auf der Vollmacht namentlich benennen. Somit ist gewährleistet, dass jeder Eigentümer die Möglichkeit hat neben der Hausverwaltung auch einen Miteigentümer als Vertreter zu bestimmen.

Beschlüsse zu Instandhaltungsmaßnahmen oder zu anderen Themen werden zunächst zurückgestellt.

Sobald das Versammlungsverbot aufgehoben ist, werden wir je nach Einzelfall und in Absprache mit dem Beirat entscheiden, ob in 2020 noch eine außerordentliche Versammlung einzuberufen ist, oder ob die Beschlussfassungen zu den jeweiligen Themen auf das nächste Jahr verschoben werden kann.

Laufende Maßnahmen die zum Erhalt der jeweiligen Objekte notwendig sind und ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen werden selbstverständlich beauftragt bzw. durchgeführt. Auch Maßnahmen die bereits beschlossen wurden werden umgesetzt.

Mit dieser Mitteilung, welche wir ausschließlich per Mail versenden, können wir ca. 80% der Eigentümer erreichen. Ich bitte Sie daher den Inhalt dieser E-Mail an Ihnen bekannte Eigentümer von denen Sie wissen, dass sie über keine E-Mailadresse verfügen weiterzuleiten. Diese Schreiben werden wir aber unabhängig davon an den jeweiligen schwarzen Brettern aushängen. Vielen Dank.

Die Corona Krise ist tatsächlich die größte gesellschaftliche Herausforderung seit dem 2. Weltkrieg. Ich bitte Sie daher um Ihr Verständnis und um Ihre Mithilfe für die von mir genannten Maßnahmen. Mit dieser Vorgehensweise schaffen wir Rechtssicherheit und tragen nicht zu einer weiteren Verbreitung des Virus bei.

Bitte informieren Sie sich noch über die aktuelle Aktuelle Gesetzgebung zur Coronaviruspandemie im Miet- und Wohnungseigentumsrecht. (Download PDF des Verband der Immobilienverwalter Bayern e.V.)

Ich wünsche Ihnen weiterhin gute Gesundheit und verbleibe

Mit freundlichen Grüßen